Поиск тендеров по ключевым словам: словарь, стоп-слова и мониторинг без мусора
Тендеры по вашему ассортименту публикуют в ЕИС и на многих площадках. Разбираем, как бот ищет их по ключевым словам, отсекает лишнее и приносит в CRM готовыми сделками, и что подготовить до запуска.
Из статьи вы узнаете
- где публикуются закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие тендеры
- чем отличаются свой поиск по площадкам и подключение к агрегатору по ключу API
- как собрать словарь фраз и стоп-слов, чтобы в выдаче не было мусора
- какие поля нужны в сделке CRM и как не пропустить срок подачи
Почему ручной поиск тендеров перестаёт работать
Закупки по 44-ФЗ (государственные и муниципальные) и по 223-ФЗ (госкомпании, естественные монополии и другие заказчики из закона) публикуются в Единой информационной системе zakupki.gov.ru, а сами торги идут на электронных площадках. Коммерческие компании, которые закон не обязывает, проводят тендеры по своим правилам на коммерческих и собственных площадках, и в ЕИС их нет.
Пока поставщик ищет по двум-трём ключевым словам, ручной поиск справляется. Когда ассортимент шире, а площадок больше, менеджер каждый день повторяет одни и те же запросы, пролистывает чужие закупки и вносит подходящие в CRM руками.
Откуда бот берёт тендеры: два варианта
Отбор, сделки в CRM и рабочее место менеджера одинаковы в обоих вариантах. Отличается только источник.
| Свой поиск по площадкам | Ключ API вашего агрегатора | |
|---|---|---|
| Откуда закупки | ЕИС по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие и региональные площадки под вашу задачу | Сервис-агрегатор тендеров, на который у вас уже есть подписка с API |
| Кто поддерживает источники | Мы: доступ, изменения форматов, новые площадки | Сам сервис |
| Стоимость | Дороже: источники берём на себя | Обычно дешевле |
Путь тендера от площадки до менеджера
Так работает наш тендерный бот: источник, отбор по словарю, склейка дублей и готовая сделка с задачей.
- Свой поискЕИС и площадкиКлюч APIваш агрегатор тендеров
- Отбор по словарюфразы, стоп-слова, цена, открытый приём заявок
- Склейка дублейномер извещения и лот
- Сделка в CRMполя закупки и задача к сроку подачи
- Менеджеррешает, участвовать ли
Ключевые слова и стоп-слова: от них зависит качество выдачи
Бот решает, «ваш» ли тендер, по словарю: списку ключевых слов и фраз, которыми заказчики описывают то, что вы поставляете. Это тот же мониторинг тендеров по ключевым словам, только без ручного просмотра. Смотреть нужно не только на название закупки, но и на её позиции: название часто общее («Поставка расходных материалов»), а нужный товар спрятан в спецификации.
Как собрать словарь
- Возьмите ассортимент и запишите, как товар называют заказчики, а не как он называется в вашем прайсе: сокращения, синонимы, формулировки из прошлых закупок.
- Добавьте стоп-слова для похожих, но чужих закупок. Например, если фраза ловит и ваши товары, и услуги по их ремонту, а ремонт вы не делаете, слово «ремонт» уходит в стоп-слова.
- Задайте минимальную цену: закупки дешевле порога не окупают подготовку заявки.
- Отсекайте закупки, где приём заявок уже закрыт, и «закупки наоборот»: заказчик продаёт имущество или сдаёт его в аренду. Наш бот делает это сам.
Словарь никогда не бывает готов с первого раза. Поэтому менеджеры должны править его сами, без программиста: в нашем рабочем месте можно поменять фразы в браузере или с телефона, до сохранения посмотреть, что найдётся с новыми фразами, а каждая версия словаря остаётся в истории с отметкой, что было, что стало, кто и когда поменял.
Дубли: одна закупка, одна сделка
Одну и ту же закупку источник может отдать несколькими карточками: её обновили, изменили сроки, она пришла из двух разделов. Если каждая карточка становится сделкой, воронка быстро зарастает копиями, а менеджеры обрабатывают один тендер дважды.
Ключ склейки у нас простой: номер извещения и номер лота. Карточки с тем же номером и лотом становятся одной сделкой. Разные лоты одной закупки остаются разными сделками: на них подают отдельные заявки, и решение по каждому лоту своё.
Какие поля нужны в сделке CRM
Хорошая сделка позволяет решить, участвовать ли, не открывая площадку. Вот что бот кладёт в сделку у нас:
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Номер извещения и закон (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческая) | Поиск закупки и правила подачи |
| НМЦК: начальная (максимальная) цена контракта | Окупится ли участие |
| Обеспечение | Сколько денег заморозится на время участия |
| Сроки подачи | Задача менеджеру к сроку |
| Площадка и ссылки | Переход к документации в один клик |
| Заказчик и контакт закупки | С кем говорить по вопросам |
| История участий с этим заказчиком | Работали ли раньше и чем закончилось |
Важная мелочь: если менеджер поправил поле сделки руками, бот при следующем прогоне не затирает его правку. Иначе люди быстро перестают доверять CRM и начинают вести заметки в другом месте.
Сроки и исходы: чтобы ничего не потерялось
- На каждую новую сделку бот ставит задачу «Изучить тендер» со сроком до закрытия приёма заявок.
- Когда приём заявок по закупке закрывается, на почту приходит отчёт.
- Исход закупки бот отмечает в сделке сам, менеджеру не нужно следить за итогами вручную.
Новые тендеры можно получать и без CRM: в Telegram и на почту. Учтите, что с части российских серверов Telegram сейчас недоступен, поэтому такого бота размещают на сервере, где мессенджер работает стабильно.
Что подготовить до запуска
- Список товаров и услуг, по которым вы готовы участвовать, и то, за что не беретесь.
- Примеры «своих» и «чужих» закупок за последние месяцы: по ним сверяем словарь вместе с менеджерами.
- Минимальную цену закупки, ниже которой участвовать невыгодно.
- Источник: свой поиск или подписку на агрегатор с доступом по API.
- Доступ к CRM (amoCRM, Битрикс24, EspoCRM или другой): воронку, этапы, поля сделки и кто получает задачи. Если CRM ещё нет, настроим её отдельной услугой.
Дальше порядок такой: собираем словарь, проверяем его вместе с менеджерами на предпросмотре выдачи, настраиваем воронку и поля в CRM, запускаем бота по расписанию. После запуска словарь правят сами менеджеры, а мы смотрим журнал и подправляем отбор, когда меняется ассортимент. Подробнее о вариантах и стоимости на странице поиска тендеров.
Чем отличаются закупки по двум законам, разобрано в статье о поиске закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а как решить, участвовать ли в найденной закупке, в статье «Участвовать в тендере или нет».